Zu wenig Zeit? Zu viel zu tun? So fühlen wir uns doch alle.

Am Markt gibt es eine Vielzahl von Zeitmanagement-Systemen, die Dir vieles versprechen und trotzdem dein meisten Menschen nur wenig Benefit bringen. Von einigen dieser Methoden hast Du wahrscheinlich schon gehört bzw. sogar selbst ausprobiert:

  • Getting Things Done (GTD) von James Allen
  • Das 1×1 des Zeitmanagement von Lothar Seiwert
  • Die 7 Wege zur Effektivität von Stephen Covey

Das sind nur einige der bekanntesten Titel. Daneben gibt es noch eine Vielzahl weiterer Ansätze wie die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo, das aktuell gehypte Bullet Journaling, usw.

Zeitmanagement-Systeme werden häufig nicht eingesetzt

Frage doch mal in deinem Freundes- bzw. Bekanntenkreis nach, wer denn eigentlich diese Methoden einsetzt. Dann geht es Dir möglicherweise wie mir: Die meisten von mir Befragten nutzen diese Systeme nicht! Es gibt hierzu auch wissenschaftliche Untersuchungen, z.B. von Mona Haraty [i] von der University of British Columbia, die bestätigen: Nur eine ganz kleine Minderheit wendet diese Zeitmanagement-Systeme an. Die meisten Menschen haben sich ihr System intuitiv selbst „gebaut“ bzw. haben überhaupt keine erkennbare Methodik.

Wenn aber die angebotenen Zeitmanagement-Systeme angeblich die Produktivität so steigern und gleichzeitig den Stress reduzieren, dann bleibt die Frage: Warum nutzt sie nur eine kleine Minderheit?

Die Hauptprobleme der „Zeitmanagement-Systeme von der Stange“

Ich selbst habe mehrere Zeitmanagement-Systeme getestet, insbesondere Getting Things Done und die 7 Wege zur Effektivität. Nach einigen Wochen habe ich beide wieder aufgegeben. Meine Hauptprobleme mit diesen Methoden waren:

  • Sie fühlten sich an wie ein schlecht sitzender Anzug. Nämlich so, als ob sie für die Herausforderungen von jemand anderem geschaffen wurden.
  • Sie haben einen hohen Mehraufwand erzeugt, ohne dass ich einen Mehrwert für mich erkennen konnte.
  • Ich konnte sie nur mit purer Willenskraft aufrechterhalten. Diese Zeitmanagement-Systeme haben mich nicht motiviert.

Dahinter steckt ein grundsätzliches Problem dieser „Zeitmanagement-Systeme von der Stange“, so José Luis Peñarredonda vom BBC Worklife-Blog. Diese Systeme wurden meist von Betriebswirtschaftlern (Stephen Covey, Lothar Seiwert) bzw. Ingenieuren und Technikern (Francesco Cirillo, Merlin Mann) entwickelt. Hierbei wurden die psychologischen Aspekte zu wenig beachtet. Denn eine Änderung des persönlichen Zeitmanagements bedeutet immer auch eine erhebliche Verhaltensänderung! Und wir alle wissen: Verhaltensänderung fällt uns sehr schwer!

Außerdem passen diese Zeitmanagement-Systeme „von der Stange“ zwar gut zu ihren jeweiligen Erfindern, aber nur schlecht zur Denk- und Arbeitsweise der meisten anderen Menschen. José Luis Peñarredonda drückt das Problem so aus[ii]:

“Many of the most popular apps and techniques evolved this way, as a particular solution for a specific problem someone else had – someone else who most likely does not work or think like you. Hence, it makes no sense to feel sorry for being unable to take advantage of them: it would be like feeling bad because someone else’s shoes do not fit in your feet.”

Daher als kurzes Zwischenfazit: Ein gutes Zeitmanagement-System sollte dich unterstützen, nicht umgekehrt Du Dein Zeitmanagement-System!

 

Die bessere Alternative: Dein Zeitmanagement-Maßanzug

Vor kurzem bin ich auf Francis Wade und sein sehr gut recherchiertes Buch „Perfect Time-Based Productivity“ gestoßen. Er schlägt einen anderen Weg vor [iii]. Entscheidend ist: Wade geht eben nicht davon aus, dass es ein bestes Zeitmanagement-System für uns alle gibt. Stattdessen bietet er eine Vorgehensweise an, um für sich selbst die individuell passende Zeitmanagement-Methode zu entwerfen.

Zunächst stehen für Wade nicht „Aufgaben“ im Mittelpunkt, sondern „Zeitbedarfe“. Zeitbedarfe sind Aufgaben, für die Du Dir überlegst, wieviel Zeit Du eigentlich für deren Erledigung brauchst. Warum ist das so wichtig? Wenn Du Dir zeitliche Begrenzungen für deine Aufgaben setzt, entgehst Du dem berühmt-berüchtigten Parkinson-Prinzip: Aufgaben dauern so lange, wie Du Dir Zeit einräumst. Und wenn Du Dir für eine Aufgabe mehr Zeit genehmigst, dann dauert sie entsprechend länger, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitsmenge!

Weiterhin hat Wade Zeitmanagement in eine Reihe von Kompetenzen zerlegt und hierfür ein „Stufenmodell“ definiert. Diese Kompetenzen sind:

  • Capturing – das vollständige Festhalten von Zeitbedarfen, entweder auf Papier, digital oder durch einfaches Sich-Merken. Ein gutes Capturing ist entscheidend, weil Schlampereien in diesem ersten Schritt Dein ganzes Zeitmanagement ad absurdum führen.
  • Emptying – das regelmäßige Durchschauen, was Du im täglichen Capturing an Zeitbedarfen festgehalten hast. Idealerweise machst Du das mehrmals die Woche, mindestens aber einmal pro Woche an einem festen Termin. An das Emtying schließen sich dann die nächsten Punkte an.
  • Tossing – das Eliminieren von Zeitbedarfen, insbesondere wenn man sich entscheidet, etwas nicht zu tun. Tossing ist äußerst wichtig. Denn kein Zeitmanagement-System der Welt Dir helfen kann, wenn laufend mehr neue Zeitbedarfe in Deine Pipeline hineinkommen, als Du überhaupt abarbeiten kannst.
  • Listing – das Übertragen Deiner Zeitbedarfe in eine bzw. wenige konsolidierte Gesamtlisten. Nicht alle Menschen brauchen unbedingt nur eine einzige Liste, so wie es James Allen vorschlägt. Manche können auch gut mit mehreren Listen jonglieren und den Überblick behalten. Gleichzeitig zeigt die Erfahrung aber auch, dass viele verstreute Aufgaben an unterschiedlichsten Stellen und in unterschiedlichsten Medien (Post-Ist, Excel-Listen, E-Mail, Task-App, …) zu unnötigen Zeitverlusten führen.
  • Scheduling – das Einplanen Deiner Zeitbedarfe für einen konkreten Tag. Genau hiervor scheuen sich viele Menschen. Oft möchten sie diese Verbindlichkeit vermeiden bzw. fürchten, dass ihre Planung sofort über den Haufen geworfen wird. Scheduling ist trotzdem wichtig, denn: Gutes Zeitmanagement ist auch Energiemanagement. Das heißt: Du solltest zumindest die wirklich wichtigen Zeitbedarfe so legen, dass Sie an günstigen Uhrzeiten bzgl. Deines Biorhythmus liegen.
  • Acting & Storing – das eigentliche Handeln sowie das Festhalten (Storing) von wichtigen Informationen. Denn häufig entstehen beim Tun neue Informationen (z.B. Ergebnisse), die Du zu einem späteren Zeitpunkt nochmal brauchen wirst. Und wenn Du Dir diese Informationen nicht bzw. schlecht strukturiert ablegst, verlierst Du später deutlich Zeit beim Suchen bzw. Hineindenken.
  • Plus: Attention – das Abschirmen gegen Ablenkungen. Diesen Punkt habe ich Wades Modell hinzugefügt, da Ablenkungen ein großes Problem darstellen können. Laufend prasseln digitale (E-Mail, Messaging, Push-Nachrichten) und analoge (plötzliche Anrufe und auftauchende Kollegen) Ablenkungen auf uns ein. Und hier braucht jeder von uns sein eigenes Konzept, wie er mit seinen größten Ablenkungsquellen am besten umgeht [iv].

Wade hat für jede dieser oben genannten Kompetenzen ein übersichtliches Stufenmodell festlegt. Anhand des Stufenmodells kannst Du leicht feststellen, wie gut Du aktuell in der jeweiligen Kompetenz bist und wohin Du Dich weiterentwickeln könntest.

Was Du jetzt konkret tun kannst

  1. Schritt: Schau Dir an, wie Du die 7 oben genannten Zeitmanagementkompetenzen in Deinem täglichen Leben umsetzt. Dabei hilft Dir das Stufenmodell von Wade. Dieses findest Du entweder in seinem Buch „Perfect Time-Based Productivity“ oder auch auf seiner Website perfect.mytimedesign.com.
  2. Schritt: Erstelle Dir eine Master-Liste, um für die nächsten drei Monate konkret zu planen, was Du an Deinem Zeitmanagement ändern willst. Einige Tipps hierzu:
    1. Plane konservativ! Versuche nicht, zu viele Dinge auf einmal zu ändern.
    2. Fokussiere Dich auf die zuerst genannten Punkte (Capturing, Emptying, Tossing, Listing), weil diese die Basis sind.
    3. Überlege, welche Deiner Änderungsideen Du in Gewohnheiten überführen kannst, z. B. indem Du Reminder benutzt oder indem Du sie regelmäßig und immer zur gleichen Zeit am immer gleichen Ort durchführst.

Beispiel für eine Master-Liste:

Veränderung Start-Termin End-Termin
Capturing: Jederzeit einen kleinen Block als Capturing-Tool dabei haben. 1 März 30 April
Emptying: Jeden Abend die im Capturing festgehaltenen To Dos durchschauen und direkt entscheiden, was damit getan wird. 1 März 30 April
Tossing: Konsequent Zeitbedarfe ablehnen, die nichts mit meinen Fokusthemen zu tun haben. Ziel: 90 % Ablehnungsquote 1 März 30 April
Scheduling: Alle größeren ToDos (d.h. länger als 15 min) konsequent in meinem Kalender einplanen. 1 Mai 30 Juni

 

  1. Schritt: Überprüfe 14-tägig, wie gut die Umsetzung klappt. Wenn Du Dir zu viele Veränderungen vorgenommen hast, dann reduziere nochmal. Fokussiere Dich auf die Punkte, die Du wirklich umsetzen kannst. Alle anderen solltest Du vorerst verschieben.
  2. Schritt: Am Ende Deines ersten Drei-Monats-Plans kannst Du die erfolgreiche Umsetzung feiern. Denn wenn Du neue Gewohnheiten ca. 90 Tage lang einhältst, hast Du sie erfolgreich in Deinem Leben verankert.
  3. Schritt: Plane die nächsten drei Monate mit den nächsten Veränderungen.

Wenn Du die Methode des Design Thinking kennst, dann siehst Du: Diese 5 Schritte funktionieren ähnlich. Du entwickelst systematisch Ideen für Dein besseres Zeitmanagement, und gießt diese in eine Art Prototyp für Dein Verhalten. Anschließend testest Du, lernst daraus und korrigierst. Auf diese Weise wirst Du Dein Zeitmanagement-System erfolgreich an Dich anpassen anstatt Dich an ein starres Zeitmanagement-System anpassen zu müssen. Viel Spaß und Erfolg dabei!

[i] Haraty, M. et al (2012), “Individual Differences in Personal Task Management”, Paper, Graphics Interface Conference

[ii] https://www.bbc.com/worklife/article/20180904-why-time-management-so-often-fails

[iii] Francis Wade, siehe seine Website perfect.mytimedesign.com sowie sein Buch „Perfect time-based productivity“

[iv] Für Tipps hierzu siehe z.B. das Buch „Attention Management“ von Thomas Maura (2019 im Simple Truths Verlag erschienen)